Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Содержание
  1. Возможности ЭДО с контрагентами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред.2)
  2. Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО
  3. Прямой обмен
  4. Выгрузка электронных документов в файл
  5. Тарифы, частые вопросы, преимущества ЭДО
  6. 1С-ЭДО — бесконтактный способ передачи документов контрагентам
  7. Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО
  8. Как начать использовать 1С-ЭДО 
  9. Сколько стоит 1С-ЭДО 
  10. От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот
  11. 1. Получите электронную подпись
  12. 2. Подключитесь к оператору ЭДО
  13. 3. Выберите способ работы с ЭДО
  14. 4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО
  15. При чем тут «Информатика и Сервис»?
  16. Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов
  17. В каких программах «1с» реализован эдо?
  18. С чего начинается работа с эдо?
  19. Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?
  20. Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
  21. Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
  22. Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
  23. Приглашение принято. Что дальше?
  24. Как правильно распечатать электронный документ?
  25. Как отправлять универсальный передаточный документ?
  26. Выводы
  27. Как операторы ЭДО подключают контрагентов? Стратегия и приёмы #электронный документ #СЭД #ECMJ
  28. «У меня все ходы записаны!»
  29. Извещение о переходе на электронный документооборот
  30. Активная фаза: подключение и сопровождение
  31. Онлайн-обучение
  32. Источники информации и руководства
  33. Страницы сайта с гайдами
  34. Удаленный инструктаж по подключению
  35. Берите на заметку: способы мотивации
  36. ***

Возможности ЭДО с контрагентами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред.2)

Как должен выставлять документы по эдо контрагент
Использование обмена электронными документами с контрагентами позволяет не только исключить дублирование операций по многократному вводу и обработке данных, сократить ошибки и искажение информации, возможные при повторном вводе данных, сократить время доведения финансовой информации, а также может уменьшить риски вреда здоровью сотрудников в условиях угрозы заражения инфекционными заболеваниями, поскольку исключает их физические контакты.

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован обмен в структурированном виде электронными документами (ЭД), такими как:

  • Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
  • Товарная накладная № ТОРГ-12;
  • Счет-фактура;
  • Исправительный счет-фактура;
  • Корректировочный счет-фактура;
  • Универсальный передаточный документ;
  • Универсальный корректировочный документ;
  • Счет на оплату;
  • Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
  • Извещение для внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов.

Также предусмотрена передача текстового документа Произвольный электронный документ, к которому может быть прикреплен внешний файл в любом формате.

Программа позволяет:

  • сформировать, зашифровать, подписать и отправить ЭД;
  • получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
  • обработать подтверждение оператора об отправке /о получении ЭД;
  • получить извещение покупателя о получении ЭД;
  • сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
  • просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
  • создать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
  • вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
  • вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
  • вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

  • не нужно распечатывать документ – ЭД является оригиналом;
  • вместо обычной печати и подписи – электронная подпись;
  • вместо почты и/или курьера – оператор электронного документооборота;
  • вместо ручного ввода входящего документа – автоматическое формирование.

Значительно сокращается время обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно.

Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.

Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России.

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 позволяет настроить и использовать обмен электронными документами с контрагентами с помощью: 

  • сервиса 1С-ЭДО через Оператора ЭДО – специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем;
  • прямого обмена – через каталог, электронную почту, ресурс FTP (не поддерживается передача счетов-фактур, согласно законодательным ограничениям).

Для обмена электронными документами с контрагентами учреждению потребуется получить, установить и добавить в программу сертификат электронной подписи, а также установить и настроить программу шифрования на компьютере пользователя, который будет подписывать и отправлять/получать электронные документы, или на сервере.

Для включения возможности электронного обмена с контрагентами следует перейти в раздел Администрирование и открыть форму Настройка параметров учета.

В форме Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами.

Порядок включения возможности обмениваться электронными документами подробно описан в статье Включение возможности использования и командный интерфейс обмена электронными документами с контрагентами в программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8”, редакция 2. 

Подробные инструкции по настройке и порядку обмена электронными документами на конкретных примерах – в разделе «Обмен электронными документами в программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8”, редакция 2» ресурсов ИТС-БЮДЖЕТ.

Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО

Данный вид обмена электронными документами является рекомендуемым и обеспечивает максимальные возможности.

Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет передавать и получать электронные документы даже при взаимодействии с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, при условии, что они поддерживают данный сервис.

В настоящее время в сервисе 1С-ЭДО поддержан обмен следующих операторов ЭДО: Калуга Астрал, Такском, Тензор (СБИС), Линк-сервис, Удостоверяющий центр, ЭТП ГПБ.

Перечень операторов ЭДО, поддерживаемых сервисом 1С-ЭДО, постоянно расширяется.

Обмен электронными документами через оператора ЭДО позволяет получать и отправлять акты об оказании услуг и товарные накладные ТОРГ-12, а также счета-фактуры в форматах, утвержденных ФНС России. 

Если учреждение реализует оптом маркируемую обувную продукцию, то программа обеспечивает возможность указать в документах «Накладная на реализацию продукции и товаров (ТОРГ-12)» и «Счет-фактура выданный» коды маркировки индивидуальной и транспортной упаковки и обеспечивает передачу сведений о кодах маркировки в электронных документах.

Для использования этой возможности необходимо открыть форму настроек Обмен электронными документами, в группе Обмен с контрагентами, перейти по ссылке Настройки ЭДО БГУ и в настройке ЭДО организации включить флажок Передача кодов маркировки.

Также через сервис 1С-ЭДО возможен обмен электронными извещениями ф. 0504805 в рамках внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов с другими государственными учреждениями, которые также используют редакцию 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8». 

При электронном документообороте с контрагентами упростить сопоставление номенклатуры электронных документов помогает интеграция с сервисом 1С:Номенклатура. При этом необходимо убедиться, что контрагенты также используют интеграцию с этим сервисом в своих учетных программах. 

Прямой обмен

Прямой обмен предполагает обмен электронными документами в виде файлов через каталог, электронную почту, ресурс FTP.

Согласно законодательству, обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны – оператора ЭДО, поэтому при прямом обмене отсутствует возможность обмениваться счетами-фактурами.

Чтобы настроить прямой обмен электронными документами, необходимо включить флаг Прямой обмен электронными документами в форме настройки Обмен электронными документами и добавить учетную запись ЭДО и настройки обмена с контрагентом для прямого обмена через панель администрирования обмена электронными документами. Для открытия формы панели администрирования необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами (раздел АдминистрированиеНастройка параметров учета – закладка Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами).

Выгрузка электронных документов в файл

Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще – ЭДО) в форме соответствующего документа.

Тарифы, частые вопросы, преимущества ЭДО

Сведения о тарифах, частые вопросы и ответы можно получить на странице 1С-ЭДО или у партнеров фирмы 1С. Здесь также можно задать свой вопрос. 

Источник: https://buh.ru/articles/documents/107621/

1С-ЭДО — бесконтактный способ передачи документов контрагентам

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Что такое электронный документооборот с контрагентами и в чем его выгоды по сравнению с бумажными документами, знают многие. Сейчас сотрудники в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой вынуждены работать из дома, и ЭДО — кажется, еще и единственный безопасный способ взаимодействия по документам между поставщиками и покупателями.

В этом материале мы хотим показать Вам, пользователям 1С, что есть возможность быстро и легко начать применять электронный документооборот с контрагентами. А если Вы уже используете ЭДО от другого вендора, то можете прямо в своей программе 1С бесплатно получить новый идентификатор участника ЭДО и сравнить удобство работы с электронными документами в решении от фирмы «1С» — сервисе 1С-ЭДО. 

Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО

  • решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С;
  • информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен. Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами;
  • на основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы;
  • при первом получении новой номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать, в дальнейшем она сопоставляется автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура;
  • формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С — в один клик;
  • автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
  • удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку — все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность. Опись при этом формируется автоматически;
  • настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами некоторых крупных операторов ЭДО возможен автоматический роуминг, т. е. нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга.

Как начать использовать 1С-ЭДО 

Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.

Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:

  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0;
  • 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11;
  • 1С:Комплексная автоматизация 8, ред. 1.1 и 2.0;
  • 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 1.0 и 2.0;
  • 1С:Управление производственным предприятием 8;
  • 1C:Управление нашей фирмой;
  • 1С:Розница 2.2 (в т. ч. базовая);
  • 1C:Управление холдингом 8.

Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу 1С:Клиент ЭДО. Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений 1cfresh.com.

Можно использовать ту электронную подпись, с которой Вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это — в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.

Если подписи нет, то из помощника подключения можно сформировать и отправить заявление на сертификат электронной подписи с помощью сервиса 1С:Подпись.

Сколько стоит 1С-ЭДО 

Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа СтартЭДО.

Теперь это не нужно и для Вас бесплатно:

  • регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
  • приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
  • входящие документы от контрагентов;
  • до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
  • возможность обмена документами в роуминге;
  • получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
  • консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.

Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. 

Таким образом, если Вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для Вас будет полностью бесплатный.

Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 рублей.

Применяется следующий алгоритм расчета:

  • каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами составляют один комплект документов;
  • отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: 2 электронных документа составляют один комплект документов.

Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости можно выбрать партнера из списка или оставить заявку на сайте сервиса 1С-ЭДО.

Подписывайтесь на 1С:Антикризис

   

Партнеры 1С помогут

Источник: https://v8.1c.ru/metod/article/1s-edo-beskontaktnyy-sposob-peredachi-dokumentov-kontragentam.htm

От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Итак, вы приняли важное решение перейти на электронный документооборот (ЭДО). Это значит, что вы уже знаете обо всех преимуществах, которые приобретете. Если нет, то сначала прочитайте нашу статью о выгодах электронного документооборота.

1. Получите электронную подпись

Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП.

Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.

2. Подключитесь к оператору ЭДО

Это, пожалуй, самый ответственный этап.

Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются.

Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.

Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших парнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.

Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота.

Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов).

Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).

Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО.

Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом.

Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.

Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом.

Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов. Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке.

С законодательной базой по ЭДО можно ознакомиться здесь.

3. Выберите способ работы с ЭДО

Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.

Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе.

Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль).

И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.

Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой. Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.

4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО

Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных парнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.

Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект.

Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО.

В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.

При чем тут «Информатика и Сервис»?

«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.

К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).

Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».

Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!

А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.

Оригинал статьи размещен здесь: https://infoservice.ru/blog/edo/instruction/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/596cb691e86a9e0873b246db/ot-bumagi--k-cifre-poshagovaia-instrukciia-po-perehodu-na-elektronnyi-dokumentooborot-5ced00f4d2421400b4589777

Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

В каких программах «1с» реализован эдо?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

С чего начинается работа с эдо?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

  • Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
  • Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
  • В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
  • После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
  • Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта».

Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента.

Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор.

При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами.

Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы.

Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке.

Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя.

В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом.

В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

  • Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
  • После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
  • После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
  • После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

  • Открыть документ в «Архиве ЭДО».
  • Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
  • В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
  • В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа.

В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель.

Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

  • УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
  • УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

  • Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
  • Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

  • Открыть «Настройки ЭДО».
  • Выбрать нужного контрагента.
  • Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
  • Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С».

Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

Источник: https://www.1ab.ru/blog/detail/top-9-voprosov-pro-elektronnyy-dokumentooborot-ot-nashikh-klientov/

Как операторы ЭДО подключают контрагентов? Стратегия и приёмы #электронный документ #СЭД #ECMJ

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Представьте, что вам нужно перевести на электронный документооборот если не всех контрагентов, то хотя бы подавляющую часть. Задача усложняется, когда организаций несколько сотен или даже тысяч. С чего начать и как убедить их в переходе на ЭДО? В случае с большой базой поставщиков, партнеров, подрядчиков или покупателей добиться желаемого результата помогает проект подключения.

«У меня все ходы записаны!»

Проект подключения (далее – ПП) представляет собой стратегию по переводу контрагентов на обмен электронными документами. Включает в себя мероприятия по информированию, мотивации и сопровождению контрагентов. ПП состоит из этапов планирования, реализации и подведения итогов:

Стандартный проект подключения контрагентов включает в себя три стадии

ПП разрабатывает и проводит команда, в которую входят специалисты оператора ЭДО и сотрудники заказчика. Со стороны исполнителя держит руку на пульсе руководитель проекта подключения (далее – РПП).

Интересы компании, чьих контрагентов предстоит подключать, представляет руководитель проекта от заказчика (далее – РПЗ).

С этой ролью, как подчеркивают специалисты оператора ЭДО, лучше всего справляются сотрудники, чья работа напрямую связана с документооборотом, и кто влияет на соответствующие процессы организации. Выделение такого человека повышает успех проекта.

Например, это может быть главный бухгалтер или руководитель отдела. Еще один удачный кандидат на роль РПЗ – инициативный, умеющий планировать и достигать результатов project-менеджер. Правда, в его случае должно быть подспорье, например, приказ от высшего руководства о внедрении в компании межкорпоративного документооборота.

Извещение о переходе на электронный документооборот

На первом этапе проекта подключения важно обеспечивать контрагентам максимальный доступ к информации.  Для того чтобы оповестить всех о возможности перехода на ЭДО, команда проекта определяет, какие мероприятия могут в этом помочь. Например:

●    рассылки писем по адресам электронной почты;

●    печатная реклама на документах и конвертах исходящей корреспонденции;

●    SMS-рассылка. Такой вариант информирования больше всего подходит для проектов, где контрагенты «не привязаны» к офису. Это страховые агенты, водители такси и др.;

●    размещение информации на сайтах, внутренних порталах, в личных кабинетах. Например, интернет-провайдер «МАРК-ИТТ» опубликовал новость на своем официальном сайте. Это был один из каналов, с помощью которого контрагенты узнали, что бизнес-партнер переходит на обмен электронными документами:

Компания «Марк-ИТТ» выбрала информирование через сайт

Активная фаза: подключение и сопровождение

Итак, руководители проекта со стороны исполнителя и заказчика определили набор мероприятий, с помощью которых будут проинформированы контрагенты. Первая волна кампании, как показывает практика, подогревает интерес контрагентов, заставляет задуматься о необходимости перемен.

Сразу после первых обзвонов и рассылок к сервису ЭДО подключаются не все. Остается часть контрагентов, которые будут сомневаться, проигнорируют, пропустят или не заинтересуются приглашением. С ними работа ведется плотнее и в ход идут более изощренные, мотивационные уловки. Но об этом чуть позже.

Проект подключения подразумевает под собой и сопровождение контрагентов – начиная от получения ими первичной информации о том, что такое ЭДО, и заканчивая консультированием по работе в сервисе. На все возникающие вопросы контрагенты получают своевременные и развернутые ответы, причем в разных форматах.

Индивидуальные демонстрации

Специалист оператора ЭДО проводит удаленную презентацию, рассказывает о возможностях электронного документооборота, показывает, как работать в сервисе обмена и что в техническом плане для этого необходимо.

Онлайн-обучение

Представители сервиса обмена Synerdocs регулярно проводят вебинары для всех, кто заинтересован в переходе на ЭДО или пока только присматривается и хочет получить ответы на вопросы.

Вебинар полезен всем, кто планирует извлечь выгоду от электронного
 документооборота с контрагентами

Источники информации и руководства

Контрагенту высылается набор справочных материалов, воспользовавшись которыми, он сможет самостоятельно подключиться к сервису обмена электронными документами и начать в нем работать.

Страницы сайта с гайдами

Такой вариант сопровождения доказал свою эффективность на особо крупных проектах, где количество контрагентов исчисляется тысячами. Страница отражает последовательность действий, которые нужно предпринять для подключении к оператору ЭДО. Здесь же прописываются индивидуальные условия (если таковые имеются). Например, промокод для льготного приобретения сертификата электронной подписи.

Удаленный инструктаж по подключению

Подходит для контрагентов, которые с новыми технологиями на «вы». Специалисты оператора ЭДО подключаются к рабочему столу в удаленном режиме и регистрируют абонента в сервисе. Далее проводится инструктаж по основной функциональности – как подписывать документы, отправлять их и др.

Берите на заметку: способы мотивации

Для того чтобы контрагент захотел подключиться к ЭДО, он должен быть замотивирован. В случаях, когда явного желания переходить на электронный документооборот нет, его создают.

Василий Сапаров, руководитель проектов подключения Synerdocs

На наших проектах мы перепробовали различные способы мотивации, поэтому точно можем сказать, что и где сработает. В зависимости от специфики бизнеса заказчика, от положения, которое его компания занимает на рынке, и какие взаимоотношения складываются с контрагентами (сугубо деловые, дружественные либо сложные), строится дальнейшая политика.

У нас есть целый ряд рекомендаций для сочетания принципов «кнута» и «пряника». Именно комбинирование таких стимуляторов (от жестких до демократичных) позволяет преподнести контрагентам блюдо под названием «электронный документооборот» в наиболее привлекательном свете.

Прежде чем пробовать ограничительные меры или раздавать бонусы направо и налево, я как руководитель проекта оцениваю риски и предлагаю заказчику такие мотивационные приемы, которые контрагенты воспримут наиболее лояльно. Все-таки наша задача – не заставить насильно перейти на ЭДО, а подтолкнуть контрагента к этому шагу.

Итак, что же это за способы мотивации:

«Пряник»

«Кнут»

 Бонусы от вашей компании: скидки по прайсам, дополнительные привилегии и льготы, оплата трафика за приглашение нового контрагента.

Штрафные санкции. Компания, заинтересованная в том, чтобы ее контрагенты переходили на ЭДО, может наказывать тех, кто противится этому шагу. Например, можно включить в прайс расходы на обработку бумажных документов.

Ультиматум. Лучший способ быстро подключить контрагентов – сделать ЭДО обязательным требованием для работы с вами. К сожалению, далеко не каждый может занимать жесткую позицию по этому вопросу. Однако есть и исключения. Это касается крупных и авторитетных компаний, с которыми контрагентам невыгодно прекращать работу. Поэтому они идут на поводу и соглашаются на новые условия.

***

Со стороны процесс подключения контрагентов наверняка выглядит труднореализуемым, ресурсоемким, затяжным. Но на самом деле сложность ПП раздута. Вне зависимости от того, какое число контрагентов предстоит подключать, команде проекта под силу это сделать.

Большую часть хлопот по работе с контрагентами – их информированию, сопровождению, мотивации, подключению – берет на себя РП со стороны исполнителя. Главное, придерживаться разработанного плана и использовать опыт специалистов оператора ЭДО, которые разбираются в предметной области документооборота и точно знают, как отразить любые возражения контрагентов.

Завершение проекта подключения вовсе не означает его конец. Специалисты оператора ЭДО продолжают консультировать РПЗ по вопросам подключения новых контрагентов, при необходимости продумывают дополнительную мотивация для «крепких орешков», кто все еще уклоняется от работы с электронными документами.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Kak-operatory-EhDO-podkljuchajut-kontragentov-Strategija-i-prijomy.aspx

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: