Как уменьшить документооборот на предприятии

Содержание
  1. Проект оптимизации документооборота, или Как на примере 8 видов документов сделать работу компании проще и легче #bpm #СЭД #ECMJ
  2. Бизнес-процессы «как есть»
  3. От процессов к матрице документооборота
  4. Сбор данных и структурирование результатов
  5. И обратно к процессам
  6. Итоги этапа аналитики
  7. Сокращаем документооборот в компании: почему цифровизации недостаточно
  8. Решение проблемы
  9. Переходим к электронному документообороту
  10. Что еще нужно сделать
  11. Почему это работа эйчара
  12. Электронный документооборот или чего не стоит делать
  13. 1. Физическое освобождение места
  14. 2. Уменьшение затрат на копирование
  15. 3. Уменьшение затрат на доставку информации
  16. 4. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
  17. 5. Повышение производительности труда
  18. Как уменьшить документооборот на предприятии
  19. Рассылка новостей журнала «отдел кадров»
  20. Сокращение объема документооборота
  21. Как оптимизировать документооборот на предприятии: опыт практиков
  22. Финансово-экономический документооборот: методы оптимизации
  23. Помощь: пути совершенствования документооборота
  24. Форум по менеджменту качества
  25. Как организовать эффективный документооборот
  26. Проект оптимизации документооборота ГК «Компания», или Как на примере 8-ми видов документов сделать работу корпорации проще и легче | Статья
  27. Бизнес-процессы “как есть”

Проект оптимизации документооборота, или Как на примере 8 видов документов сделать работу компании проще и легче #bpm #СЭД #ECMJ

Как уменьшить документооборот на предприятии

Рассказ пойдет о проекте по оптимизации документооборота одного из клиентов ООО «МайТэк».

Компания N — российская группа производственно-сервисных организаций. Основные виды деятельности: производство и поставка продукции различного назначения, инженерная поддержка заказчиков и сервисные услуги.

На момент обращения к нам компания N уже несколько лет работала в ECM-системе. Несмотря на то, что процессы по согласованию документов были переведены в электронный вид, средний срок согласования приказа, например, составлял более 15 дней против отведенных по регламенту 4.

Как выяснилось, компания оказалась в такой ситуации по совокупности различных факторов. Из ключевых стоит обозначить следующие:

●    Отсутствие четких регламентов по согласованию документов. В итоге документ, требующий согласования всего четырех руководителей, попутно обрастал еще десятком согласующих;

●    Наличие бизнес-единиц, работающих “в полях” и не имеющих возможности использовать какую-либо СЭД в формате реального времени;

●    Отказ некоторых подразделений переходить на новые системы под предлогом “У нас все работает! Вы только сделаете хуже!”.

Но все верили, что документооборот должен и может быть простым и понятным, а самое главное – эффективным.

Бизнес-процессы «как есть»

Начать исследование предполагалось с самих бизнес-процессов, путем отсеивания групп документов по их принадлежности к той или иной области документооборота. Мы подготовили предварительный план работ, но, как оказалось, подобную работу заказчик уже проводил, и она ни к чему не привела.

Причиной неудачи послужили несколько факторов:

·         Несколько систем для работы с документами, а также оставшиеся этапы работы с бумажной копией документа (подписание, занесение скана с подписью в систему и т.д.); 

·         Переплетение документов внутри бизнес-процессов.

В таком ключе рассматривать бизнес-процессы было невозможным, т.к. на понимание и описание схем процессов ушло бы от 1,5 до 2 лет. Разумеется, такой роскоши, как время, у нас не было, а значит, этот вариант не подходил.

Отбросив в сторону идею с бизнес-процессами, проектная команда стала искать точки входа для аналитики документооборота компании N.

Рассуждали долго: обдумывали каждый возможный вариант, но постоянно заходили в тупик… До определенного момента.

На очередном обсуждении, спустя 3 часа непрерывного совещания, когда казалось, что решения нет, была предложена идея двигаться не от бизнес-процессов, а непосредственно от документов.

От процессов к матрице документооборота

Этот подход позволил нам взглянуть на проблему «по частям», подробно разобрав весь документооборот компании на составляющие. На первом этапе была составлена детальная матрица документооборота компании N, куда вносились все данные о существующих документах:

●    Название документа;

●    В каком виде документ заносится в организацию;

●    В каком виде проходит каждую из стадий жизненного цикла;

●    Сколько документов формируется в год;

●    Сотрудники, работающие с документом;

●    Обязательность хранения в бумажном виде;

●    Взаимодействие с контрагентами;

●    В какой системе с документом проводится та или иная работа;

●    Что служит основанием для создания документа;

●    Что является следствием рассматриваемого документа;

●    и другое.

Список был весьма внушительным, а к моменту сбора всей информации матрица документооборота превратилась в таблицу с 1 200 строками.

Сбор данных и структурирование результатов

Второй этап работы –выяснение процентных долей каждого видадокумента от всего документооборота компании. Было установлено, что 95%, то есть 233 212 шт., составляли всего 8 видов документов: акты, счета, документы фонда оплаты труда, приказы, договоры, письма (входящие и исходящие), авансовые отчеты, бухгалтерские документы.

Тогда мы бросили все силы на изучение каждого из этих 8 документов. Это позволило более глубоко изучить проблему и погрузиться в нюансы работы с ними, а также найти главную цель – узкие моменты для оптимизации процесса работы с документами.

Изучение документов началось с анализа нескольких показателей:

●    Количество создаваемых документов в год;

●    Количество сотрудников, работающих с документом;

●    Временные затраты на выполнение заданий по работе с документом;

●    Стадии жизненного цикла документа;

●    СЭД и другие системы, где документ фигурирует;

●    Схема движения;

●    Проблемные места в работе с документом;

●    Стоимость процесса работы с документом.

И обратно к процессам

Собранных данных хватало на детальные отчеты по каждому документу. В итоге было установлено, что проблемы все схожи:

●    Документы вносились разрозненно;

●    Жизненный цикл документа протекал в нескольких системах одновременно;

●    Процессы согласования не были оптимизированы в части отказа от бумажных копий;

●    Процессы согласования не были оптимизированы или даже регламентированы в части согласующих лиц;

●    Большое количество возвратов документов на доработку происходило в результате некорректного выполнения заданий (отсутствие необходимых вложений; неверное оформление реквизитов);

●    Сотрудники не использовали функционал ECM-системы на необходимом уровне.

Мы разработали комплекс мер по оптимизации процессов и разных аспектов работы с документами.

Так, например, при работе с договорными документами нужно отказаться от распечатки бумажных копий для подписания и перенести весь процесс в одну систему – в ECM.

Дополнительно следует улучшить существующие шаблоны документов, актуализировать формы и реквизиты, провести обучение сотрудников по работе в ECM-системе.

Итоги этапа аналитики

В результате детального исследования процессов, связанных всего с 8 видами документов, удалось прийти к нужному результату. Завершив проект оптимизации, Компания N придет к следующим показателям:

Какой можно сделать вывод из этой истории? Всегда нужно помнить, что конечная цель – эффективность предприятия, с понятной логикой и приемлемыми сроками выполнения внутренних процессов. Какие методологии будут использоваться для решения поставленных задач оптимизации – не так важно, бизнесу важен результат.

Да, современные веяния подсказывали нам, что надо идти от процессов.  Но процессы бывают разные. Какие-то из них связаны с документами, какие-то идут без них. В данном конкретном случае схемы процессов оказались бесполезны – они тяжелые и в отрыве от контента (документов) ничем помочь не смогли. Зато, когда мы пошли от документов, удалось быстро вернуться к процессам и оптимизировать их.

Конечное исполнение процессов заказчик реализовал в ECM, а не в BPM-системе. Это может кому-то показаться странным.

Но еще раз подчеркнем, что контент и процессы неотделимы, поэтому на современном рынке многие ECM-системы имеют движки workflow и поддерживают управление процессами, в то время как BMP-системы добавляют работу с контентом (внутри себя или посредством интеграции с внешними хранилищами).

Неважно какая система и какая методика, главное, чтобы работа пользователя стала проще и легче.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Proekt-optimizacii-dokumentooborota-ili-Kak-na-primere-8-vidov-dokumentov-sdelat-rabotu-kompanii-proshhe-i-legche.aspx

Сокращаем документооборот в компании: почему цифровизации недостаточно

Как уменьшить документооборот на предприятии

Опытный эксперт Анастасия Новоселова продолжает делиться с читателями Worki лучшими HR-практиками. Сегодня поговорим о том, как уменьшить количество документов в компании.

«Документы не любит никто, даже кадровики и бухгалтерия. Но ведение документооборота – вынужденная необходимость: ведь нужно соблюдать требования законодательства, фиксировать договоренности, согласовывать решения.

Обычно компании в своем развитии проходят несколько стадий. В молодых организациях документооборот минимальный. Далее наступает время систематизации, когда компания упорядочивает свою деятельность. На этом этапе количество документов резко возрастает.

И тогда начинается третья стадия: документы превращаются в безжизненный и бессмысленный балласт.

Их настолько много, что начинает страдать «живая» работа: чтобы совершить какое-то действие, нужно посмотреть туда-то, заполнить то-то, согласовать с тем-то… И возникает задача оптимизации документооборота.

Решение проблемы

Обычно автоматизация считается самым эффективным шагом для сокращения документооборота. Но это не панацея. Перенося документы в программу, вы бумажный бардак превращаете в цифровой, но это все еще бардак.

В моей практике были компании с огромным документооборотом, которые делали автоматизацию при помощи IT-платформы, и это не решило проблему. Ведь вы ведете все тот же огромный массив документов, только в электронной форме.

Становится удобнее, но оптимизации не происходит. Итак, цифровизация – не главный инструмент.

Оптимизация документооборота – это мини-проект, который при желании можно реализовать за одну неделю. Для начала необходимо собрать рабочую группу из руководителей всех подразделений.

Перед ними ставится задача: создать реестр документов, которые ведут в их подразделениях и которые по их инициативе ведут другие подразделения. Другими словами, мы проводим ревизию форм и видов документов в компании.

Это важно, потому что многие подразделения даже не отдают себе отчета, как много документов они генерируют.

Дальше готовый список нужно проверить. Поручить это стоит секретарю или офис-менеджеру – человеку, через которого все документы идут на подпись и который может дополнить список.

На втором этапе делим документы на две группы. Первая группа – документы, которые должны быть в компании в силу требований законодательства.

Причем нужно проверить актуальность законодательной базы. Возможно, необходимость ведения этих бумаг уже давно отпала. С другими же документами этой группы поделать ничего нельзя.

Их в любом случае придется вести, чтобы избежать штрафных санкций.

Вторая группа документов – бумаги, которые существуют в компании для взаимодействия между подразделениями. И их как раз нужно оптимизировать. Все компании со временем развиваются и меняются, и необходимость во многих документах отпадает. Убедиться в их актуальности (или неактуальности) поможет все та же рабочая группа, состоящая из руководителей подразделений.

И только те документы, которые останутся после проверки, уже можно переводить в цифровой формат.

Переходим к электронному документообороту

Необходимо, чтобы в компании были прописаны все основные бизнес-процессы, хотя бы схематично. Они дают четкое понятие о взаимодействии подразделений.

Необязательно покупать дорогую программу. У нее должны быть две основные функции:

  • возможность электронного согласования документов (чтобы не бегать с бумажками, а делать все оперативно);
  • возможность упорядоченного хранения документов.

Это могут быть популярные в российском бизнесе программы «1С», СЭД «Первая форма», иностранная Confluence. Есть множество готовых решений, и электронный документооборот – не та задача, на которую нужно тратить ресурс собственных IT-разработчиков.

На этой же стадии можно снова собрать рабочую группу из руководителей, чтобы вместо отдельных документов создать общий внутренний, в котором будет учтена информация, необходимая для работы всех подразделений вместе.

Например, если раньше были разные бумаги для бухгалтерии, для склада, для отдела логистики, то нужно создать один документ, в котором будут учитываться интересы и особенности рабочих процессов всех трех подразделений сразу.

Этот общий документ мы вводим в систему электронного документооборота. Получается, что документ создают и заполняют в одном подразделении, затем он автоматически переходит в другое, там люди заполняют свою часть и отправляют дальше. Согласование – нажатие одной кнопки. Таким образом ожидание сокращается до минимума.

Если компания не хочет переходить на электронные формы документооборота, можно внедрить либо таск-менеджер, либо CRM-систему. Вариантов много: те же «Битрикс» или amoCRM. Они недорогие, их может позволить себе даже небольшая компания. В этих программах есть встроенная возможность согласования документов.

Как правило, в результате такой работы в компаниях объем документов сокращается на 30%.

Что еще нужно сделать

Также рекомендую прописать короткий регламент относительно того, как создаются документы в компании, чтобы в дальнейшем снова не наплодить кучу ненужных бумаг форм.

Для этого руководители подразделений договариваются о правилах, решают, в каком случае создается документ или форма документа. Ведь далеко не всегда необходимы какие-либо приказы, и не все решения нужно согласовывать снизу вверх.

Что нужно определить:

  • матрицу согласования решений (как, что и с кем согласовывать);
  • в каком случае создается регламент или новая форма документа (например, при изменении законодательства или бизнес-процессов);
  • как регулировать деятельность компании в том случае, если документ не создается (можно, например, ввести практику рассылки информационных писем, обязательных к прочтению сотрудниками).

Необходимо прописать, что в определенный период времени, когда коммерческая нагрузка падает (например, ближе к майским праздникам), компания проводит такую ревизию документов, чтобы избавиться от лишних, избыточных, устаревших форм.

Итак, еще раз: сама по себе какая-либо программа, даже самая дорогая, не спасет компанию от лишнего документооборота. Нужно обязательно пройти предварительные стадии: описание и моделирование бизнес-процессов, обсуждение того, какие документы нужны для каждого из процессов, а какие нет, разработку общих форм.

Почему это работа эйчара

В последнее время функционал HR-специалиста сильно размывается. Документооборот имеет прямое отношение к работе с персоналом. Потому что заполнение, генерация, проверка документов – это функции сотрудников, и когда мы говорим об эффективном использовании рабочего времени работников (за что обычно отвечает эйчар), мы обязательно упираемся в документооборот.

С другой стороны, конечно, это не та функция, за которую отвечает только эйчар. Это в большей мере ответственность руководителей отделений. Если в компании существует система контроля качества работы, то как правило существует и должность менеджера, который инициирует процессы оптимизации.

Но если такого человека в компании нет, то эйчар вполне может инициировать этот процесс – именно потому, что документооборот напрямую влияет на эффективность работы сотрудников и использование рабочего времени. Осуществление проекта должно проходить только при поддержке руководства. Эйчар же может подать идею и координировать процесс».

Другие статьи Анастасии в нашем блоге:
Массовый подбор: инструкция для рекрутера. Этапы, лайфхаки, ошибки
Гид по HR-фрилансу
Рисуем воронку при массовом подборе сотрудников
Закрытие необычных вакансий
Тренды в разработке материальной мотивации персонала: считаем экономику
Экспресс HR-аудит
Оцениваем эффективность работы HR-службы в деньгах

Источник: https://worki.ru/blog/hr/sokrashchaiem-dokumientooborot-v-kompanii-pochiemu-tsifrovizatsii-niedostatochno/

Электронный документооборот или чего не стоит делать

Как уменьшить документооборот на предприятии

Я уже несколько лет занимаюсь внедрением систем электронного документооборота (СЭД). Начинал свой профессиональный путь в небольшой IT-компании, в которой работало около 10 человек. Компания внедряла коробочные решения СЭД в различных органах государственной власти.

После этого я работал еще в нескольких компаниях, какие-то из них были очень даже серьезными, с серьезным подходом к проектам и серьезными бюджетами. Но независимо от масштабов компании и «раскрученности» внедряемой платформы, большинство моих проектов были нецелесообразными.

Это не значит, что все проекты были убыточны. Какие-то из них имели технико-экономическое обоснование, а какие-то даже ему соответствовали, и были действительно экономически выгодными. Но экономическая эффективность это не единственная величина определяющая целесообразность проекта.

Вот пример:

  • Стоимость проекта: $500 000
  • Срок внедрения: 6 месяцев.
  • Окупаемость проекта 2 года.
  • Соответственно с внедрением системы предприятие должно будет экономить порядка $250 000.

На первый взгляд все выглядит здорово. Проект экономически эффективен. Заказчик получает реальную экономию, исполнитель зарабатывает неплохие деньги на этом проекте. Все счастливы и довольны. Только вот из чего складывается просчитанная экономия, как правило, никто не задумывается. А экономия в 250 штук это результат различных организационных мероприятий, большинство из которых лишь косвенно связаны с внедрением системы электронного документооборота. Вот основные из них:

  1. Физическое освобождение места.
  2. Уменьшение затрат на копирование.
  3. Уменьшение затрат на доставку информации.
  4. Уменьшение трудовых ресурсов.
  5. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
  6. Повышение производительности труда

А теперь обо всем по порядку. Я убежден, что провести все перечисленные мероприятия можно не ввязываясь в длительный и дорогостоящий проект по автоматизации документооборота. Мало того, любая организация может повысить эффективность работы с документами собственными силами, не прибегая к услугам консалтинговых компаний. Для того, чтобы доказать свою точку зрения предлагаю рассмотреть каждый пункт по отдельности:

1. Физическое освобождение места

При автоматизации документооборота у предприятия может быть только два источника физического освобождения площадей, а именно:

  1. Сокращение места для хранения бумажных документов.
  2. Сокращение места занятого сотрудниками, которых должно стать меньше после внедрения системы электронного документооборота.

Высвобождение площадей занятых под оперативное хранение документов обычно происходит следующим образом: Все документы переводятся в электронный вид, и работа производится только с электронными образами документов.

Это гарантирует, что при параллельной работе с документом нескольких сотрудников, документ не ксерокопируется, а просто открывается на нескольких компьютерах. Меньше ксерокопий – меньше места для хранения документов.

Для решения данной проблемы без сканирования существует несколько способов, применение которых по эффективности не уступает, а во многих случаях превосходит вышеописанный способ, не говоря уже о том, что работа с документов в традиционном бумажном виде намного эффективней чтения отсканированного образа с экрана.

Итак, что же можно сделать, для того чтобы сократить площади необходимые для оперативного хранения документов:

  1. Сократить, временя обработки документов: Чем быстрее обрабатывать документы, тем меньше их лежит на столе у каждого исполнителя. Самый действенный способ сократить время обработки документов – это оптимизация бизнес-процессов.

    Об этом речь пойдет ниже.

  2. Установить более жесткие сроки для списания закрытых дел в архив: Во-первых, архивные документы хранятся в более уплотненном виде по сравнению с документами находящимися в работе, а во-вторых, архив может быть вынесен за пределы офиса, в помещения с более дешевой арендной платой.

  3. Применять инновационные технологий для хранения документов (автоматизированные архивные шкафы и стеллажи).

Высвобождение места за счет сокращения сотрудников тоже не является самым эффективным способом, не говоря уже о том, что внедрение системы электронного документооборота не позволяет ощутимо сократить штат.

К тому же, появляются новые обязанности по сканированию документов, администрированию и поддержке автоматизированной системы, которые кто-то должен выполнять. Несмотря на это, всегда можно найти альтернативный вариант, например:

  1. Выделить отдельную зону для обработки документов (принтеры, ксероксы, брошюраторы).
  2. Пересмотреть схему рассадки сотрудников.

В ряде случаев данные мероприятия предоставляют существенную экономию офисного пространства.

2. Уменьшение затрат на копирование

Проверенный способ сократить затраты на копирование создание копировального бюро – организационно штатной единицы занимающейся всеми бумажными делами: копирование, сканирование, брошюровка и т.д.

Когда этими вопросами занимается выделенные люди, квалифицированные именно в этой области знаний, то у высокооплачиваемых сотрудников организации появляется больше времени на выполнение своих непосредственных обязанностей, а также ограничивается доступ к копировальной технике, что уменьшает шансы ее использования в непроизводственных целях.

Тем самым уменьшается расход бумаги, а также, не менее важно, происходит более плотная загрузка копировальной техники и уменьшаются риск ее поломки, так как доступ к ней ограничен.

3. Уменьшение затрат на доставку информации

В случае если организация территориально-распределенная, другого способа существенно сократить затраты на доставку информации, кроме как перевод данной информации в электронный вид на момент не существует (телепортация еще не изобретена).

С этим все понятно и таким организациям, скорее всего не удастся эффективно функционировать без системы электронного документооборота. В остальных же организациях затраты на доставку информации настолько незначительны, что смысла сокращать данные затраты нет.

Предать документ (стопку документов) из кабинета в кабинет может как сам сотрудник, так и выделенный внутренний низкооплачиваемый курьер. Уменьшение трудовых ресурсов: трудовые ресурсы на копирование документов учтены в пункте «Уменьшение затрат на копирование».

Трудовые ресурсы на доставку документов (внутренний курьер) незначительны – содержание одного низкооплачиваемого курьера ничего не стоит для крупной организации, поэтому уменьшать такие трудовые ресурсы нет смысла

4. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов

Уменьшение количества потерянных документов, часто декларируется разработчиками СЭД как одно из преимуществ от внедрения системы.

На самом деле даже возможность потери документов можно сократить без автоматизации, более того это часто совсем не связанно с автоматизацией вовсе.

За свою небольшую карьеру, я присутствовал в нескольких организациях, в которых потеря документа невозможна в принципе, и это результат лишь организационных мероприятий, никак не связанный с автоматизацией.

5. Повышение производительности труда

Я знаю только два способа существенного повышения производительности труда:

  1. Оптимизация бизнес-процессов
  2. Автоматизация бизнес процессов

Что касается первого пункта, то он совершенно не связан с автоматизацией. Бизнес процессы любой организации должны быть оптимальны и подробно описаны.

Только в этом случае можно приступать к их автоматизации. Причем автоматизация часто всего лишь средство внедрения новых бизнес-процессов и сама по себе не повышает производительность труда.

Существенно повысить производительность можно автоматизируя ручные операции, но в части делопроизводства это бывает затруднительно, так как основной труд интеллектуальный, а он как мы знаем, не поддается автоматизации. Итак, подведем итоги.

Показаний к внедрению в организации системы электронного документооборота может быть:

  1. Необходимость в уменьшении затрат на доставку информации, в случае если предприятие имеет территориально распределенную структуру.
  2. Необходимость в повышении производительности труда, в случае если бизнес-процессы организации оптимизированы, а информационная система реально сможет существенно сократить ручные операции.

На моей практике проектов, которые соответствовали бы данным диагнозам, было мало, точнее сказать всего два.

Причем оба проекта были в территориально-распределенных организациях, и основным эффектом от их внедрения, была возможность сотрудникам удаленных филиалов оперативно обмениваться информацией в электронном виде. Примеров, когда система электронного документооборота существенно повысила производительность труда, у меня нет.

Зато огромное количество примеров, когда после внедрения СЭД производительность труда падала, бывало даже в разы.

В завершение хотел бы сказать, что данная статья отражает мой личный опыт и не претендует на роль последней истины. Внедрять у себя на предприятии СЭД или не внедрять решать Вам. Я лишь хочу сказать, что все затраты должны быть оправданны. Порою проще обойтись дешевыми, или даже, бесплатными аналогами, избежать длительной проектной нагрузки и получить сравнимый результат.

  • СЭД
  • электронный документооборот
  • эффективность проектов

Хабы:

Источник: https://habr.com/ru/post/92888/

Как уменьшить документооборот на предприятии

Как уменьшить документооборот на предприятии

Так как первичные документы это основной источник данных для формирования отчетности предприятия, то результатом зачастую становится искажение данных отчетности: занижение либо завышение, что в итоге может привести к штрафным санкциям.

Но кто же в этом случае будет ответственным за допущенную ошибку и понесенные убытки? Для того чтобы таких ситуаций не возникало, каждый сотрудник и в т.ч.

бухгалтерии должен понимать за обработку каких документов он отвечает, какова именно схема движения, вверенного ему документа, по предприятию.

Грамотно и подробно составленный график документооборота является залогом не только качественной работы бухгалтерии, но и всего предприятия. Именно для этого каждое предприятие разрабатывает в удобной для него форме график документооборота в виде схемы, таблицы или перечня.

Рассылка новостей журнала «отдел кадров»

Важно Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив.

Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки.

Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров — формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).

Рисунок 2 Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер» Таблица Пример реестра приема и передачи документов № Регистрационный номер От кого Кому Задача Получено от отправителя Передано адресату Получен ответ 1 ИСХ120/05 Иванов С.А.

Сергеев А.Д.

Сокращение объема документооборота

Электросталь, Московская обл.):

  • На заводе, где я работаю, действует график сдачи первичных документов, который ежегодно утверждается приказом генерального директора и является неотъемлемым элементом учетной политики предприятия. Построен он по такому принципу: наименование (вид) документа — кто сдает (отвечает) — срок сдачи — куда представлять. Например, сдать в бухгалтерию счета-фактуры по приобретенным сырью, материалам, услугам финансовый отдел должен в течение 5 дней после отгрузки в наш адрес товаров (работ, услуг). Акты ликвидации основных средств из цехов нужно оформить до 1-го числа следующего месяца и т.д.

Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников, в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.

Как оптимизировать документооборот на предприятии: опыт практиков

Если объем большой, можно установить сдачу каждую декаду месяца, но с указанием, что документы за 21-31 число предыдущего месяца подаются не позднее 1-го числа текущего.

После проделанного анализа, формирования списка документов, ответственных лиц и сроков сдачи обработанных документов можно приступать к оформлению графика.

От структуры предприятия, численности сотрудников и объемов документации зависит форма, в которой удобней оформить график.

Это может быть список (для мелких организаций) или же таблица (классическая универсальная форма), некоторые считают, что более наглядной является схема.
График должен быть удобен в использовании, поэтому список документов должен быть сгруппирован по определенным параметрам: по подразделениям, по алфавиту, по должностям.

Финансово-экономический документооборот: методы оптимизации

Поэтому еще по старинке приходится распечатывать документы, оформлять их, визировать.

На сегодня уже созданы программы, которые позволяют автоматизировать процесс регистрации, согласования и поступление в бухгалтерию документации. А также интегрировать этот процесс с учетными системами.

Например, документы, созданные в одной базе (бухгалтерской), дальнейшую обработку (передачу в отдел и визирование) проходят уже в другой базе (документооборота).

И наоборот, через систему документооборота входящие документы поступают в бухгалтерскую базу. Благодаря системам автоматизации, завизировав документ или подав заявку, сотрудник или управленец может видеть, в каком подразделении сейчас документ, выполнен ли он и принят ли вообще к выполнению.

Помощь: пути совершенствования документооборота

Как нам рассказала Елена Шитько, главный бухгалтер ОАО «Оскольский электрометаллургический комбинат» (г. Старый Оскол-15, Белгородская обл.), на предприятии, где она работает, в должностных инструкциях установлена конкретная ответственность работников за соблюдение графика документооборота.

Форум по менеджменту качества

Внимание В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку.

Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческого слова».
Уменьшение физического размера документов — существенная сторона сокращения документооборота.

Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек.

Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п. По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату.

Как организовать эффективный документооборот

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.

3. Повышение качества подготовки и оформления документов.

Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов — реквизитов.

Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.

Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.

Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки). Основные правила изложения текста изложены в разработанной «Методике унификации текстов управленческих документов».

Сводные документы формируются на основании однотипных первичных документов.

Сводные документы содержать обобщенные данные о хозяйственных операциях, а также информацию относительно состояния доходов и обязательств предприятия.

Например, отчет кассира, расчетные ведомости, оборотная ведомость по счету учета. По назначению выделяют распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы.

  • Распорядительные документы содержат только пояснения относительно специфики операции, но не подтверждают факт ее осуществления. Это приказы, доверенности, распоряжения, инструкции.
  • Исполнительные документы же наоборот как раз и есть самым неопровержимым юридическим доказательством состоявшегося действия. Это кассовые чеки, накладные, банковские выписки.
  • Документы бухгалтерского оформления формируются непосредственно работниками бухгалтерии.

Экспедиция Ћ Ћ Ћ Ћ Регистрируемыедокументы Нерегистри-руемые документы С пометкой «лично» Обращения граждан Ћ Ћ Ћ Ћ Ћ На имя руководства и без указания Адресованные структурным подразде-лениям Исполнители Конкретный адресат Бюро по работе с обращениями граждан конкретного адреса Ћ Ћ Канцелярия Ћ Ћ Руководство учреждения Руководство структурного подразделения С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Источник: https://zalog-nedvizhimost.ru/kak-umenshit-dokumentooborot-na-predpriyatii/

Проект оптимизации документооборота ГК «Компания», или Как на примере 8-ми видов документов сделать работу корпорации проще и легче | Статья

Как уменьшить документооборот на предприятии

Уважаемые коллеги, рассказ пойдет о проекте по оптимизации документооборота для одного из клиентов ООО «МайТэк», пожелавшего остаться инкогнито. Для удобства, предлагаю обозначить заказчика, как ГК «Компания», все общение с которым происходило через РПЗ – руководителя проекта от заказчика.

ГК «Компания N» — российская группа производственно-сервисных компаний. Основные виды деятельности — производство и поставка «продукции» различного назначения, инженерная поддержка заказчиков по вопросам применения «продукции» и сервисные услуги.

На момент обращения в МайТэк ГК «Компания N» уже работала в DIRECTUM 5.2. Но несмотря на то, что система для ускорения документооборота у них была, имелся ряд проблем. Например, средний срок согласования приказа составил 15,3 дня против отведенных по регламенту 4 дней.

Но мы уверены, что документооборот может быть простым, понятным, а самое главное – эффективным. Внимательно изучив все вводные данные, мы приступили к поиску решения сложившейся ситуации.

Бизнес-процессы “как есть”

Начать исследование предполагалось с самих бизнес-процессов, путем отсеивания групп документов по их принадлежности к той или иной области документооборота. Был подготовлен предварительный план работ, презентованный РПЗ. Но переговоры зашли в тупик, когда представитель заказчика сообщил нам, что «ГК Компания» пыталась самостоятельно провести подобную работу и потерпела фиаско.

Причиной неудачи послужили несколько факторов:

  • Наличие нескольких систем для работы с документами
  • Переплетение документов внутри бизнес-процессов

Но неудачи закаляют. Отбросив в сторону идею с бизнес-процессами, мы снова приступили к поиску точек входа для аналитики документооборота «ГК Компания N». Рассуждали долго, обдумывали каждый возможный вариант, но каждый новый подход заводил нас в тупик.

До определенного момента.

На одном из этапов обсуждений, когда уже после 3-х часового непрерывного совещания казалось, что решение найдено не будет, директор департамента проектов МайТэк Сарваров Айдар предложил необычную идею: двигаться не от бизнес-процессов, а непосредственно от документов.

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: