Когда утверждается штатное расписание на следующий год

Содержание
  1. Утверждение штатного расписания – когда и как утверждается документ
  2. Штатное расписание: когда составляется и утверждается
  3. Как правильно оформить утверждение штатного расписания
  4. Кто утверждает штатное расписание
  5. Как часто и когда утверждается штатное расписание
  6. Когда утверждают штатное расписание на следующий год
  7. Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году
  8. Чем грозит отсутствие штатного расписания
  9. Кто и как составляет и ведет штатное расписание
  10. Форма документа
  11. Как корректно заполнить форму № Т-3
  12. Готовим приказ на утверждение
  13. Как вносить изменения
  14. Штатное расписание – что это и когда составляется, как правильно составить форму т 3, виды и особенности, внесение изменений, образец приказа
  15. Что это и когда составляется?
  16. Как правильно составить форму Т3?
  17. Виды и особенности
  18. Приказ об утверждении
  19. Штатное расписание: правила составления, законодательные нормы, подводные камни
  20. Каковы общие правила составления штатного расписания
  21. Как составить новое штатное расписание организации
  22. Введение нового штатного расписания: образец и форма приказа, исключения, порядок
  23. Штатное расписание — что это за документ
  24. Хранение
  25. Процедура составления штатного расписания
  26. Оформление в 1С
  27. Форма и содержание приказа на утверждение штатного расписания
  28. Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Утверждение штатного расписания – когда и как утверждается документ

Когда утверждается штатное расписание на следующий год

Штатное расписание — документ, хоть и не обязательный, но его наличие помогает осуществлять управление персоналом. Его часто требуют контролирующие органы в ходе проверок.

Понадобиться данный документ может и в конфликтной ситуации, когда у руководства компании появится необходимость обосновать решения о сокращении части наемного персонала или ликвидации (реорганизации) структурных подразделений.

Штатное расписание: когда составляется и утверждается

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

  • структурных подразделениях;
  • количестве однотипных должностей;
  • оплате труда, в том числе различных надбавках.

В штатное расписание включают не только те должности, которые уже заняты наемными работниками, но и предполагаемые вакансии.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога.

Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора.

В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Составить документ могут:

  • кадровая служба;
  • бухгалтерия;
  • специалист по работе с персоналом;
  • юрист;
  • руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Как правильно оформить утверждение штатного расписания

Процедура утверждения штатного расписания достаточно проста. Вместе с подписанным документом готовится приказ или распоряжение об его утверждении и вступлении в действие. Когда документ создается впервые, то в тексте приказа утверждают расписание и дают распоряжения соответствующим службам о его использовании в работе. Само расписание идет приложением к приказу.

Утвердить штатное расписание без издания соответствующего распоряжения руководства нельзя.

После подписания приказа об утверждении и его регистрации в титульной части расписания заполняют информацию о том, когда и каким документом оно введено в действие.

Когда на предприятии возникает необходимость разработки нового штатного расписания, в распоряжение об утверждении дополнительно нужно внести информацию о том, что предыдущий документ утрачивает силу. Хранится приказ об утверждении в кадровой службе компании совместно с расписанием по штату.

Кто утверждает штатное расписание

Подписывает такой приказ (распоряжение) руководитель компании либо его заместитель, в функции которого входит управление персоналом организации.

Обозначить конкретное должностное лицо, которое может своим распоряжением утвердить этот документ можно в:

Утвердить документ может не только руководитель организации, но и сотрудник, выполняющий обязанности директора во время его отсутствия.

Такая ситуация возможна, когда ввести в действие новый документ необходимо в сжатые сроки и нет времени дожидаться возвращения директора или собственника.

Например, если проверка контролирующих органов выявила значительные отклонения в фактической структуре наемного персонала и утвержденном документе, и проверяющие дали несколько дней на приведение регламентирующих численность документов в порядок.

Как часто и когда утверждается штатное расписание

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

Когда утверждают штатное расписание на следующий год

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год.

Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля.

Ведь точную нагрузку на педагогический состав и количество преподавателей по каждому предмету можно подсчитать только по окончании приема заявлений от будущих студентов или учащихся.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом.

По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание. В процедуре утверждения этого документа обязательно необходимо издание соответствующего распоряжения или приказа руководителя (одного из его заместителей).

(8 голос., 4,30 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/utverzhdenie-shtatnogo-raspisaniya.html

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

Когда утверждается штатное расписание на следующий год

Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст.

57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения.

Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках.

Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.

За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.

Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.

179 ТК РФ; для этого они должны быть указаны в штатке).

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.

Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок.

Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатки;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала.

Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды.

Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем.

Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.).

Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя.

Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2020 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558).

Как вносить изменения

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ.

Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда).

В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст.

74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях.

Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Источник: https://ppt.ru/news/126751

Штатное расписание – что это и когда составляется, как правильно составить форму т 3, виды и особенности, внесение изменений, образец приказа

Когда утверждается штатное расписание на следующий год
Время чтения: 4 минут(ы)

Работая в компании, любой работодатель или рядовой сотрудник сталкивается с таким понятием как «штатное расписание». На первый взгляд этот документ не кажется необходимым, поэтому многие организации не спешат его оформлять.

Однако, именно с помощью этого документа, можно решить определенные вопросы, возникающие по найму или сокращению должностей, а так же по заработным платам сотрудников. В данной статье рассматриваются образцы штатного расписания, а так же его виды и особенности. Читайте обзор очков для водителей.

Документ Штатное расписание является важным для любой компании

Что это и когда составляется?

Штатное расписание – документ, крайне необходимый в работе любой организации. По сути, в штатном расписании представлена вся информация о подразделениях компании, должностях, а так же об окладах и премиях, выплачиваемых сотрудникам.

Взять на работу сотрудника можно только в то подразделение и на ту должность, которые прописаны в штатном расписании компании. Штатное расписание составляется к заранее определенной приказом дате, а утверждается оно каждый год 1 января.

Составлять штатное расписание должен экономист по труду, однако не во всех организациях есть подобная должность. Поэтому руководитель должен возложить составление штатного расписания на сотрудника посредством специального приказа. Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда.

Как правильно составить форму Т3?

Обычно, при составлении штатного расписания используется форма Т-3.

Вверху бланка указываются количество штатных единиц и дата, начиная с которой документ вступает в силу. Если не указывать период действия документа, то тогда он будет действителен до внесения новых изменений или до оформления нового штатного расписания.

Бланк формы Т-3 разделен на десять граф, каждая из которых имеет свое назначение:

  • 1, 2 – указывают названия и код каждого подразделения компании;
  • 3 – для названия должности;
  • 4 – для указания количества штатных единиц (если ставка не полная, то это также указывается);
  • 5 – для зарплаты (в рублях);
  • 6,7,8 – для указания надбавок к заработной плате;
  • 9 – сумма заработных плат и надбавок к ним, умноженная на количество штатных единиц;
  • 10 – дополнения.

Бланк должен быть подписан главным бухгалтером, сотрудником кадрового отдела и руководителем организации. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.

На фото представлении образец штатного расписания 2015 для ОООНа рисунке представлен образец штатного расписания 2015 для ИП

Виды и особенности

В зависимости от деятельности той или иной организации, содержания штатных расписаний также могут различаться между собой.

  1. Штатное расписание МВД на 2015 год. В связи с массовыми сокращениями в органах внутренних дел России было сформировано новое штатное расписание. Согласно ему, сейчас в МВД работает 1 003 172 человека, а это значит, что количество штатных единиц было сокращено на 10%.
  2. Штатное расписание президентских кадетских корпусов. Штатное расписание кадетских корпусов имеет свою специфику в заполнении. Необходимо указать разряд каждого из сотрудников по ЕТС (единая тарифная сетка). Данных разрядов всего 18, в зависимости от сложности выполнения той или иной работы.
  3. Штатное расписание организации. По закону РФ без утвержденного штатного расписания невозможно провести сокращение сотрудников, поэтому этот документ представляет особую важность для каждого предприятия. При составлении штатного расписания следует пользоваться формой Т-3.
  4. Штатное расписание строительной организации. При оформлении штатного расписания такого вида, используется та же форма документа – Т-3.
  5. Штатное расписание отряда мобильного особого назначения. В Штатном расписании ОМОН также есть графа разрядов по ЕТС.
  6. Штатное расписание управляющей компании ЖКХ.
  7. Штатное расписание ТСЖ.
  8. Штатное расписание ТЭЦ.

Штатное расписание – обезличенный документ, поэтому в нем должны быть перечислены не инициалы сотрудников, а их должности. Также стоит заметить, что вакантные должности тоже можно вносить в штатные расписания.

В основном наличие штатного расписания требуют такие органы, как трудовая и налоговая инспекции. Если при проверке будет выявлено отсутствие данного документа, то ответственному лицу и предприятию может грозить административный штраф.

В случае сокращения сотрудника, штатное расписание – первый документ в суде, который может помочь доказать работодателю факт оправданного увольнения работника. Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице.

В штатные расписания не следует вносить наименования должностей на других языках. За подобное действие, человека, составляющего штатное расписание, могут привлечь к выплате штрафа размером до 50 000 рублей.

При незначительных изменениях в штатном расписании, руководитель должен издать приказ о поправках. Если же изменения достаточно ощутимы, то лучше утвердить новое штатное расписание.

В случае уменьшения окладов, руководитель должен издать указ об изменениях в штатном расписании, однако документ будет действительным не раньше, чем через два месяца после издания приказа. Затем необходимо подписать с сотрудниками новые соглашения.

Переименования должностей и введения новых подразделений также несут за собой изменения в штатном расписании. Специалисты, которых затрагивают эти изменения, должны ознакомиться с приказом о введении данных изменений.

Увеличение штатных единиц – еще одна из причин, по которым нельзя избежать составления нового штатного расписания. Ознакомиться обзором характеристик ткани вискоза здесь: https://specworkgid.

ru/spectkani/obzor-xarakteristik-tkani-viskoza.html.

Приказ об утверждении

На изображении представлен образец приказа об утверждении нового штатного расписания

Смотрите на видео описание понятия штатное расписание:

Многие руководители пренебрегают составлением штатного расписания, считая это лишней бюрократией. Однако существует множество юридических процессов, в которых не обойтись без данного документа. Штатное расписание может обезопасить как руководителя, так и сотрудников, поэтому к его оформлению стоит подойти со всей ответственностью.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/chto-takoe-shtatnoe-raspisanie-i-kak-zapolnit-prikaz.html

Штатное расписание: правила составления, законодательные нормы, подводные камни

Когда утверждается штатное расписание на следующий год

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • По каким правилам составляют штатное расписание организации
  • Как составить штатное расписание в 1С
  • Как утверждается штатное расписание
  • Как внести изменения в утвержденное штатное расписание
  • Для чего нужна штатная расстановка
  • Что может грозить организации за отсутствие штатного расписания

Штатное расписание компании — это документ, в котором отражен состав и число штатных сотрудников. Стандартный вариант его включает в себя перечень должностных позиций, сведения о количестве работников предприятия и оплате их труда.

Относительно последнего пункта указывают размеры окладов, надбавки и месячные отчисления. Заполнение штатного расписания должно вестись с учетом ряда правил. «Штатное расписание: оформляем по всем правилам» — так звучит тема нашей статьи.

Каковы общие правила составления штатного расписания

Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года).

Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров.

Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.

Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:

  • по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
  • какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2018 есть в Интернете);
  • кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
  • из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
  • с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.

При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
  • ТК РФ;
  • Единая тарифная сетка РФ.

В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:

  • руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
  • отделы производственного назначения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.

Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.

Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.

Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться.

В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется.

Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.

Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.

Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3

Как составить новое штатное расписание организации

В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.

Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия.

Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».

Следующая строчка, которая начинается со слов «на период», необходима для обозначения срока актуальности штатного расписания (год, как правило) и даты, когда оно начинает действовать. Затем в документ вписывают штатных единиц и заполняют основные столбцы.

  1. Структурное подразделение

Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.

Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.

Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:

  • финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
  • если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.
  1. Должности (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации в штатном расписании

В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников.

Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);

Источник: https://sales-generator.ru/blog/shtatnoe-raspisanie/

Введение нового штатного расписания: образец и форма приказа, исключения, порядок

Когда утверждается штатное расписание на следующий год

Штатное расписание по праву можно назвать одним из главных нормативных документов каждого предприятия, в который включаются сведения относительно структуры, состава и численности штата конкретной организации. Помимо этого, сюда помещаются сведения относительно имеющихся в компании должностей, а также о размере установленных заработных плат.

Составление штатного расписания может быть осуществлено абсолютно любым сотрудником, в отношении которого были установлены данные обязательства. В большинстве случаев, этим занимаются представители отдела кадров, а также бухгалтеры.

Однако одной подготовки и разработки штатного расписания будет недостаточно. Для того чтобы документ окончательно вступил в свою законную силу, уполномоченным лицом должно быть произведено его официальное утверждение.

Именно процедура утверждения и подразумевает составление соответствующего приказа. Действующие правила устанавливают, что формирование данного документа должно происходить в строгом соответствии с существующим порядком. Только в этом случае готовое штатное расписание действительно сможет вступить в свою законную силу.

Штатное расписание — что это за документ

Всю информацию о должностях и размере оплаты труда наемного персонала в обобщенном виде можно найти в таком документе, как штатное расписание. Оно является одним из первых документов, которые разрабатывают и утверждают при создании фирмы. Его наличие не является обязательным, но в компаниях с численностью наемного персонала от 25 -30 человек, этот документ:

  • помогает лучше представлять структуру фирмы;
  • делать прогнозы о необходимости изменения численности персонала;
  • планировать фонды для оплаты труда и поощрительных выплат;
  • сокращать или увеличивать количество сотрудников по отдельным направлениям деятельности;
  • эффективно управлять персоналом.

Штатное расписание не является статичным документом, принятым единожды за все время существования компании.

Периодически его необходимо пересматривать и заменять новым штатным расписанием. Вместе с тем законодательство не устанавливает сроки использования этого документа. Как правило, большие предприятия меняют его ежегодно.

Например, при изменении в структуре персонала, касающейся одной или двух должностей, утверждать новое расписание для штата сотрудников нет необходимости. Но, в случае масштабного сокращения работников, изменяющего структуру нескольких подразделений — составление нового документа является необходимостью.

Большинство организаций разрабатывают и вводят в действие новое расписание по состоянию на начало каждого года.

В учреждениях образования такой документ, как правило, действует с другой даты, например, в школах или ДОУ штатное расписание вводят в действие с 1 сентября соответствующим приказом.

Такая особенность связана со спецификой образовательного процесса, так как новый учебный год начинается не с января, а с сентября каждого года.

Хранение

Хранение штатного расписания должно быть обеспечено в подразделении, которое вносит изменения и дополнения, это чаще всего отдел кадров.

Если говорить про срок хранения, то для этого документа он является постоянным в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

Выписки и копии из него могут находиться в бухгалтерии, которая использует расписание для ввода в программу по расчету заработной платы.

Приказы по деятельности предприятия также имеют постоянный срок хранения. И, даже при совпадении этих параметров, следует учитывать, что находиться они должны отдельно. В номенклатуре организации должны быть отражены все необходимые моменты, в том числе указаны дела для приказов по основной деятельности и для штатных расписаний.

Данный приказ должен храниться в той же папке, что и другие формы приказов, связанные с кадрами. Расписания по штату хранятся с использованием отдельных папок. Перенос документа в архив – обязанность сотрудника отдела кадров.

https://www..com/watch{q}v=ytcreatorsru

Строгие требования относительно сроков хранения отсутствуют.

Процедура составления штатного расписания

После того, как принято решение о создании документа под названием «штатное расписание», руководитель фирмы дает распоряжение соответствующим компетентным лицам на его составление.

Как правило, в создании штатного расписания участвуют кадровая, бухгалтерская или финансовая служба.

Если необходимо составить документ в точном соответствии с квалификационными справочниками (в госучреждениях) дополнительно могут привлечь к этому процессу и юристов.

Составляется документ в табличном виде, куда вносят общие сведения о структуре персонала, количестве одинаковых должностей в каждом подразделении, а также о заработной плате и надбавкам по каждой группе.

Помимо действующих сотрудников, необходимо также включить в штатное расписание вакансии и неполные ставки работников.

Когда штатное расписание составлено и предварительно одобрено руководителем компании, кадровое подразделение готовит приказ об утверждении этого документа. Само расписание идет приложением к приказу.

По мере необходимости вместо внесения изменений в действующий документ, его заменяют новым, повторяя процедуру разработки и утверждения штатного расписания.

Оформление в 1С

В разных вопросах удобно опираться на штатное расписание, если оно находится в компьютере, а не только на бумаге. Программа «1С: Зарплата и управление персоналом» («1С: ЗУП») позволяет автоматизировать многие процессы в работе отдела кадров. Среди возможностей этой программы в контексте ШР особенно полезны следующие:

  • Хранение истории внесения изменений в штатное расписание и его утверждений со всеми сопряжёнными датами. Опция позволяет отследить, каким был этот документ в тот или иной период времени.
  • Проверка соответствия всех кадровых документов со штатным расписанием. Эта возможность устанавливается опционально и помогает проводить кадровую политику единообразно.
  • Автоматическое формирование штатного расписания на основе сведений о каждом сотруднике, если сначала решено работать с этой программой без формирования этого документа.
  • Возможность приёма и перевода сотрудников в пределах ШР с автоматическим формированием надлежащих начислений.

Форма и содержание приказа на утверждение штатного расписания

Форма такого приказа аналогична другим распорядительным документам в кадровом делопроизводстве.

В текст документа включают:

  • информацию о фирме, где создан приказ;

  • дату, место составления;
  • порядковый номер документа;
  • распоряжение об утверждении штатного расписания;
  • назначение ответственных за его соблюдение и использование;
  • приложение в виде утверждаемого документа;
  • подпись руководителя, утверждающего расписание;
  • ознакомление заинтересованных работников.

Если штатное расписание заменяет ранее существовавший документ, то отмену действия предыдущего расписания также можно включить в текст приказа.

Помимо ознакомления со штатным расписанием сотрудников кадров и финансовых служб, которые будут использовать его в работе, можно ознакомить с новой структурой и весь персонал организации. Для этого приказ дополняют листом ознакомления.

Приказ об утверждении штатного расписания является документом постоянного хранения.

Хранится он, как правило, у работника ответственного за ведение кадрового делопроизводства в сейфе, совместно со штатным расписанием.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Форма и содержание этого распорядительного документа аналогична другим приказам по основной деятельности.

В текст распоряжения включают:

  • обоснование изменения;
  • суть нововведений;
  • поручения кадровой службе о заключении допсоглашений (при необходимости);
  • срок, с которого начинает действовать принимаемая редакция штатного расписания.

Источник: https://so-retail.ru/drugoe/rasporyazhenie-ob-utverzhdenii-shtatnogo-raspisaniya.html

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: