Компенсация за автомобиль сотруднику организации

Содержание
  1. Компенсация за использование личного автомобиля
  2. Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля
  3. Основания для выплаты компенсации
  4. Правила оформления компенсации
  5. Какие расходы подлежат возмещению
  6. Порядок расчета и размер выплаты
  7. Пример расчета
  8. Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации
  9. Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику
  10. Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля
  11. Законодательные  нормативные акты:
  12. Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2020 году – Пособия, льготы и выплаты
  13. Когда положена компенсация
  14. Какие затраты подлежат компенсации
  15. Какие нужны документы
  16. Способы оформления
  17. Договор аренды
  18. Условия получения компенсации
  19. Категории сотрудников
  20. Особенности
  21. Размер компенсации
  22. Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году
  23. Нормативное регулирование использования личного авто
  24. Документы для оформления компенсации
  25. Основание для компенсации личного авто
  26. Соглашение о покрытии расходов
  27. Компенсация за использование личного автомобиля в 2020 году: размер выплат, как получить, документы
  28. В каких случаях можно рассчитывать на компенсацию
  29. Определение размеров
  30. Налогообложение
  31. Бухгалтерский учет
  32. Как правильно оформить
  33. Оценка работы системы
  34. Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника – НалогОбзор.Инфо
  35. Кому положена компенсация
  36. Документальное оформление
  37. Начисление компенсации
  38. Путевые листы
  39. Бухучет

Компенсация за использование личного автомобиля

Компенсация за автомобиль сотруднику организации

Когда предприятие не располагает средствами для предоставления сотрудникам арендованных или приобретенных служебных автомобилей, для совершения рабочих поездок они вынуждены использовать личный транспорт. В этих условиях организации обязаны ежемесячно компенсировать все затраты, понесенные трудящимися в ходе эксплуатации личных машин в служебных целях.

Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля

Регламент расчета и начисления компенсации за использование личного автомобиля должен быть зафиксирован в организации документально. Он может издаваться в качестве дополнения к трудовым договорам, прописываться в должностных инструкциях и т.д.

Если автомобиль сотрудника используется им, чтобы добираться до работы, затраты не подлежат возмещению. Исключения составляют моменты, когда в ходе таких поездок работник доставляет товары, работает в таксопарке или же развозит по домам сотрудников предприятия.

ДОРОГИЕ ЧИТАТЕЛИ!Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай имеет уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните нам по телефону (круглосуточно).Это быстро и бесплатно!Москва: +7 499 938-54-07Санкт-Петербург:+7 812 425-64-95Регионы:+7 (800) 350-84-13 (доб. 140)

Основания для выплаты компенсации

Основаниями для возмещения затрат за использование транспорта работника в служебных целях могут являться следующие документы:

  • Приложение или допсоглашение к трудовому контракту. В таком случае возврат начисляется, когда работа гражданина носит разъездной характер. Транспортное средство работника используется только им.
  • Соглашение аренды авто, согласно которому личная машина работника передается во временное пользование организации. При этом работодатель становится ответственным за оформление страховки, проведение ремонтных и обслуживающих работ, оплату транспортных расходов и т.д.
  • Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, подразумевающий оказание компании транспортных услуг. Такой документ носит гражданско-правовой характер, в нем прописываются сроки начисления денежных сумм и точный размер компенсации.

При наличии документа, регламентирующего обязанность компании по возмещению транспортных расходов гражданину, денежные средства начисляются на основании приказа о выплате компенсации, издаваемого руководителем.

Правила оформления компенсации

Денежное возмещение за расходы, понесенные владельцем ТС в процессе его эксплуатации в служебных целях, требует документального оформления:

  • Соглашение, в котором прописываются особенности будущего использования машины. Приводится подробное описание транспорта: марка и модель, государственный регистрационный номер, тип, год производства. Также в договоре фиксируется сумма компенсации или алгоритм ее расчета, порядок оплаты.
  • Личные документы, подтверждающие наличие прав собственности на ТС: копия техпаспорта и договора страхования ОСАГО.

Сумма компенсации определяется исходя из затрат, указанных в путевых листах. К ним прикладываются документы, подтверждающие расходование личных денежных средств гражданина на обслуживание машины в рабочее время.

Какие расходы подлежат возмещению

Обязательной оплате подлежат:

  • текущий ремонт машины (оплачиваются только процедуры, которые потребовались во время использования ТС организацией);
  • плановое и внеплановое техническое обслуживание;
  • амортизация ТС;
  • стоимость парковочных мест;
  • приобретение топлива, смазки, незамерзающей жидкости и других расходных материалов (ГСМ).

Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:

  • стоимость полиса страхования ОСАГО;
  • траты на содержание автомобиля;
  • оплата нанесенного вреда третьим сторонам, например, при дорожно-транспортных происшествиях.

ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.

Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.

Порядок расчета и размер выплаты

Законодательство не ограничивает работодателей в вопросе определения максимальной суммы возврата использования личных автомобилей сотрудников для рабочих нужд. Минимальные же значения таковы:

  • легковой транспорт с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1,2 тыс. руб.;
  • легковой транспорт с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1,5 тыс. руб.;
  • мотоциклетный транспорт – 0,6 тыс. руб.

Все затраты на обслуживание машин, их ремонт, технический осмотр и т.д. оплачиваются полностью.

Пример расчета

Оплате подлежат только фактически отработанные сотрудником дни. Соответственно, период его отсутствия исключается. Сумма рассчитывается по следующим условиям:

  • установленный договором размер начисления – 6 тыс. руб. ежемесячно;
  • месяцы, за которые начисляется выплата – апрель и май;
  • в течение оплачиваемого периода работник оформлял больничный – 16 суток временной нетрудоспособности.

Рекомендуем к прочтению: Порядок возмещения затрат сотрудника на мобильную связь

Таким образом, размер помощи за два месяца будет составлять:

  • Количество рабочих дней в периоде: 21 + 20 = 41 день.
  • Сумма за сутки: 6 000 * 2 (за два месяца) / 41 = 292 руб. 68 коп.
  • Фактические отработанные дни: 41 – 16 = 25 дней.
  • Итоговая сумма возмещения: 25 * 292,68 = 7 тыс. 317 руб.

Таким образом, перевод денежных средств за использование собственного автомобиля в рабочих целях за отработанные дни будет равен 7317 рублей.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации

Описываемая помощь не подлежит обложению подоходным налогом. Она выплачивается работнику в полном размере без каких-либо удержаний. Помимо НДФЛ, с этой суммы также не уплачиваются взносы в Пенсионный фонд, на обязательное медицинское страхование и в ФСС.

Источник

Источник: https://zen.yandex.ru/media/urist/kompensaciia-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilia-5c0cafe577e7fc00aaf7bfc9

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Компенсация за автомобиль сотруднику организации

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2020 году – Пособия, льготы и выплаты

Компенсация за автомобиль сотруднику организации

Работа с людьми, осуществляющими грузовые или пассажирские перевозки, проводящими много времени на дороге в сервисе вагончиков, должна осуществляться с использованием вагона для выполнения своих рабочих задач.

За пользование транспортным средством в интересах предприятия работник имеет право на оплату его технического обслуживания и ремонта.

Когда положена компенсация

Компания вознаграждает своих сотрудников за частое пользование легковым автомобилем, если в их задачи входит необходимость систематических командировок (командировки, транспорт).

В этом случае работник предприятия имеет право требовать возмещения расходов на содержание транспортного средства — амортизации, заправки топливом, оплаты парковки.

Тот факт, что для выполнения рабочих задач используется собственная машина, порядок возмещения стоимости топливных ресурсов, содержание изложено в отдельном договоре, основанном на требованиях ст. 188 ТК РФ .

Какие затраты подлежат компенсации

Общество возмещает все расходы, понесенные его работником в связи с проведением операции. ТС включая

  • Обслуживание;
  • Расходы на ремонт;
  • платёж ГСМ .

Если с работником заключен договор об использовании его автомобиля в форме арендованного имущества, работодатель обязуется возместить ущерб третьим лицам и заключить договор страхования.ОСАГО

Какие нужны документы

Таблица 1. документы для оформления компенсации стоимости проезда на личном транспорте.

свидетельство Описание
трудовой договор 1. должно содержать согласие работника предприятия на использование его машины. 2) Описывает подробные характеристики транспортного средства, марку и номерной знак.3. должна быть указана фиксированная сумма компенсации, способ компенсации и срок выплаты (если требование подается одновременно с заработной платой).
Приказ…. Выдается решение о возмещении расходов (компенсации), подписанное руководителем департамента и содержащее основные условия компенсации, в том числе ФИО и рабочих мест.
АвтоДокументы 1. документы, удостоверяющие, что транспортное средство принадлежит сотруднику предприятия (PТС , СТС ). 2. страхование ОСАГО , КАСКО .
компания по прокату автомобилей Автомобиль сдается в аренду по трансферному сертификату компании.
сервисный договор Должны быть указаны сроки и размер вознаграждения.
экскурсии В сопроводительной документации указываются расходы на горюче-смазочные материалы, маршрут и цель поездки и пригодность транспортных средств для использования.
Счета-фактуры — счета-фактуры на амортизацию, технический ремонт автомобиля, замену отдельных элементов. Для компенсации понесенных расходов

Способы оформления

Существует несколько способов регистрации собственного автомобиля у сотрудников компании:

  1. Заключить договор аренды. Компания арендует легковой автомобиль, чтобы обеспечить его полное техническое обслуживание, и сотрудник фактически пользуется автомобилями, находящимися на балансе компании.
  2. Выплачивать компенсационные выплаты. Размер, продолжительность, порядок и механизм компенсации за пользование легковыми автомобилями устанавливаются договором с работником или коллективным договором. Возмещение этих расходов не облагается НДФЛ.
  3. Дай нам взаймы. Передается работникам для непосредственного пользования обществом, что влечет за собой обязанность юридического лица по содержанию и обслуживанию. Страховой полис должен быть передан компании.
  4. Заключать гражданско-правовой договор вместо указания в трудовом договоре условий эксплуатации машины.

Договор аренды

Гражданский кодекс РФ предусматривает заключение договора аренды автомобиля с экипажем (водителем) и без него.

В соответствии с условиями договора работник, который сдает частный автомобиль в аренду компании, получает арендную плату за его использование, а не за возмещение затрат.

Договор аренды составляется в письменном виде и должен быть включен в него:

  • Информация о транспортном средстве (требования, описание и правоустанавливающие документы);
  • как долго арендованный автомобиль будет использоваться;
  • Условия, сумма, порядок уплаты арендных платежей;
  • Условия отмены.

Лизинговая компания осуществляет техническое обслуживание и поддержку автомобиля.

Страховые взносы за аренду не взимаются в соответствии с § 420 Налогового кодекса Германии. РФ .

В случае разрешения споров судами, в рамках рассмотрения дела будет раскрыта информация о фактической передаче автомобиля работника компании.

Если работник пользовался транспортным средством без соответствующего договора (с экипажем), вознаграждение за использование собственного транспорта в служебных целях выплачивается и договор аренды считается незаключенным.

Таблица 2: Основные различия между регистрацией автомобиля в соответствии с трудовым и гражданским законодательством

ТК РФ ГК РФ
Норма. Статья 188 Статьи 606, 632-649
Варианты для Примечание по использованию собственных ресурсов ТС в трудовом договоре. Заключите дополнительное соглашение к контракту.Заключение другого договора 1. договор аренды ТС с командой. 2. договор аренды ТС без команды
Передача прав Право пользования и владения не переходит к работодателю. Право пользования и владения с момента передачи транспортного средства
Использование ТС могут быть использованы в личных целях ТС может использоваться только в рабочее время и в командировках.

Условия получения компенсации

Получить компенсацию за использование личного имущества (ТС ) Должен быть выполнен ряд условий:

  1. Владелец транспортного средства должен быть сотрудником, с владельцем транспортного средства должен быть заключен трудовой договор.
  2. Функции сотрудника должны быть связаны с поездкой и подтверждены должностной инструкцией, которая согласовывается с контрактом.
  3. Недвижимость принадлежит работнику, имеющему право собственности.
  4. Работник пользуется транспортным средством лично.

Важно: Возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества работника, зависит от его использования в интересах работодателя с согласия владельца транспортного средства.

Категории сотрудников

Личное применение ТС имеет право делать это в деловых целях:

  1. сотрудники полиции (включая сотрудников полиции).
  2. Тюремный персонал.
  3. Пожарные.
  4. Наркоторговцы.
  5. Таможенные службы.
  6. Федеральные агенты.

Особенности

Вознаграждение выплачивается только тем сотрудникам, которые часто работают по найму.

Вознаграждение выплачивается от имени руководителя по требованию работника с указанием срока полезного использования. ТС и какие задания.

Необходимо оформить проездной документ, провести медицинский осмотр водителя и осмотр. ТС .

Размер компенсации

Размер расходов на использование легковых автомобилей в служебных целях определяется каждой организацией отдельно с учетом установленных нормативов, дающих право на снижение налоговой базы. НДФЛ и налог на прибыль.

Таблица 3: Уровень компенсации.

восполнение величина Нормативные (местные) действия Компенсация государственным служащим:

а) Для транспортных средств

(b) для мотоциклов

Объем двигателя до 2 литров — 2 400 руб.

Объем двигателя более 2 литров. — 3 000 руб.

руб.

1 200 рублей руб.

Постановление правительства 563 Нормы расходов компаний на оплату расходов сотрудников на пользование личными автомобилями:

a) Для легковых автомобилей

(b) для мотоциклов

1 200 рублей (двигатель до 2 л.)

1 500 рублей (двигатель свыше 2 л.) 600 рублей руб.

Источник: https://juristamcentr.ru/kompensacii/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilja-v-sluzhebnyh-celjah-v-2020-godu.html

Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году

Компенсация за автомобиль сотруднику организации

Иногда работа сотрудников предприятия связана с постоянными разъездами. Однако, далеко не всегда транспорт для этого предоставляется руководством компании, поскольку содержать собственный автопарк затратно.

В связи с этим существует такое понятие как компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта. Чаще всего на данную выплату претендуют курьеры, личные водители руководства, персонал службы доставки, торговые представители, агенты, директора.

Право на возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта регламентировано статьей 188 ТК РФ и может возникнуть даже в случае разовой служебной поездки.

Нормативное регулирование использования личного авто

В связи с необходимостью использования личных автомобилей в производственной деятельности законодательно урегулированы вопросы возмещения затрат, защищающих как работников, так и работодателей.

Ст. 188 ТК РФ определяет возмещение таких расходов на основании заключенного двустороннего трудового договора

НК РФ ч.2 определяются затраты, которые можно списать и признать как расходы на производство и реализацию

Постановление от 02.07.2013 N 563 определяет порядок и размер компенсации

Локальные акты компании: трудовой и коллективный договор, положения и т.д.

Документы для оформления компенсации

Для оформления компенсации понадобятся документы:

  1. Документально оформленное соглашение, в котором отражены сроки выплаты и размеры компенсации. Методика расчета может быть указана здесь же.
  2. Документы, подтверждающие что сотрудник является собственником автомобиля.
  3. Приказ начальника о начислении компенсации.

    Образец приказа о назначении компенсации

  4. Квитанции и чеки, подтверждающие заявленные работником суммы. Это чеки на оплату бензина, квитанции на оплату ремонта и другие.

Величина компенсации законом не ограничена. А вот сумма, которую организация сможет списать в расходы, ограничена нормативами.

Основание для компенсации личного авто

Основные условия выплат за применение в работе личных авто урегулированы законодательно, поэтому нужно учесть такие основания для выплаты:

  • приказ руководителя, отражающего сумму компенсации на основании приложенных документов
  • произведение работнику выплаты при использовании для работы, связанной с разъездами по должностной инструкции
  • размер компенсации с учетом законодательства
  • выплата производится 1 раз в месяц
  • когда работник на пользуется личным авто, компенсация не выдается

Использование имущества работников в виде автомобиля для целей работы сотрудником, как то: износ, ремонт, стоянка, бензин, должно быть оформлено документально. Можно использовать такие варианты:

  1. выплата компенсации по ТК РФ
  2. заключение договор аренды
  3. оформление безвозмездного пользования

Во всех случаях есть выгода и недостатки как для сотрудника, так и для работодателя.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.Разгулин

Соглашение о покрытии расходов

Этот документ составляется в интересах работника. Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:

  • характеристики машины;
  • сумма и сроки выплат.

Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись. Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

Образец соглашения о покрытии расходов за использование личного авто

При составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид. Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание.

Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии.

Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.

Читать так же: Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:

Источник: https://social-kansk.ru/kompensacii/raschet-za-avtomobil.html

Компенсация за использование личного автомобиля в 2020 году: размер выплат, как получить, документы

Компенсация за автомобиль сотруднику организации

Возмещение средств за применение персонального транспортного средства – возврат расходов работникам, чья трудовая деятельность связана с поездками по служебной необходимости. Траты покрывает работодатель за счет собственных средств.

В каких случаях можно рассчитывать на компенсацию

Возмещение расходов на применение собственного транспортного средства предоставляется, если разъездной характер осуществления трудовой деятельности прописан в должностных обязанностях, соглашении, которое заключается с гражданином.

Компенсация выдается на основании одного из следующих документов:

  • дополнительного соглашения об использовании автомобиля в рабочих целях;
  • соглашения об аренде, по которому работодатель берет у гражданина машину в прокат;
  • соглашение об услугах по перевозке – заключается с работниками, если личный автомобиль используется не постоянно, а время от времени.

Работодатель возмещает траты на:

  • бензин, смазочные материалы;
  • ремонт в случае выхода авто из строя;
  • платную парковку в рабочее время;
  • мойку.

Вопрос возмещения затрат за применение собственной машины в рабочее время регламентируется статьей 188 ТК РФ.

Определение размеров

В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.

Размер выплат определяют следующими способами:

  • Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
  • Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.

Чтобы определить сумму выплат, учитывают:

  • интенсивность поездок;
  • срок полезного использования;
  • износ авто;
  • траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.

За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.

Налогообложение

По действующему законодательству, компенсация работодателя за применение личного имущества по рабочей необходимости не подлежит налогообложению и с суммы не взимаются страховые взносы, если траты не превышают установленные нормы.

В зависимости от рабочего объема двигателя машины, действуют следующие нормативы расходов:

  • до 2000 см3 – 1200 руб. в месяц;
  • от 2000 см3 – 1500 руб. в месяц;
  • для мотоциклов – 600 руб. в месяц.

Если возмещение за износ авто превышает установленные нормы, то суммы облагаются НДФЛ. Исключение – траты на ремонт, ГСМ, техобслуживание.

Неоднозначная ситуация возникает, если автотранспорт гражданин использует по доверенности. Налоговая инспекция, ссылаясь на ТК РФ, заявляет, что личная машина должна принадлежать человеку на правах собственности. Следовательно, использование автотранспорта по доверенности не подходит под это определение.

Суд это утверждение опровергает. В законодательстве нет определения того, что является личным имуществом. Это позволяет под данным понятием подразумевать и машины, которыми гражданин пользуется по доверенности.

При возникновении спорных ситуаций вопросы законности предоставления компенсаций за применение личного авто решают через суд.

Бухгалтерский учет

Данный вид выплат в бухгалтерском учете отображается в расходах компании по обычным видам деятельности. В документации делаются следующие записи:

  • дебет 26 – кредит 73: начислено возмещение расходов за применение сотрудником собственного транспортного средства;
  • дебет 73 – кредит 50: сумма предоставлена работнику.

Как правильно оформить

Компенсация сотруднику компании выплачивается на основании приказа руководителя. Для этого гражданин подает администрации заявление, в котором указывает следующие сведения:

  • обстоятельства использования машины по служебной необходимости;
  • периодичность применения авто.

К заявлению прилагаются документы:

  • на автомобиль, включая техпаспорт и свидетельство о постановке на учет;
  • путевой лист;
  • чеки, другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на машину.

Когда руководитель получает от сотрудника заявление, документы, он оформляет приказ.

В документе указываются следующие сведения:

  • номер технического паспорта авто;
  • технические характеристики транспортного средства;
  • сумма дотации;
  • основание предоставления компенсации – ссылка документ, который был заключен с гражданином;
  • обоснование размера выделяемой суммы.

В документе указывают срок выдачи денег. Обычно средства предоставляют до конца текущего месяца.

Приказ предоставляется работнику для ознакомления под роспись. Ставя подпись в документе, гражданин дает согласие на получение указанной суммы в установленные сроки.

Когда все формальности соблюдены, приказ передается в бухгалтерию. На его основании сотруднику предоставляют деньги.

В выдаче компенсации руководитель компании может отказать.

Причины:

  • сотрудник не трудоустроен в организации;
  • предоставление неполного пакета документов;
  • гражданин отказывается предоставлять чеки, другие документы, подтверждающие наличие, размер расходов;
  • был установлен факт применения машины в служебное время в личной цели.

Если работодатель отказывается возмещать расходы необоснованно, вопрос решается через суд.

Оценка работы системы

По мнению экспертов, нормативы, установленные законодательством, привязанные к рабочему объема двигателя, не могут покрыть расходы сотрудников при использовании личного транспортного средства по служебной надобности. Если же размер компенсации будет превышать нормы, то с суммы будет взиматься НДФЛ.

Это означает, что гражданин в любом случае не получит всего объема средств, которые он потратил в поездках на своем авто по рабочей надобности. Из-за этого часто сотрудники отказываются пользоваться собственными машинами.

В результате руководитель вынужден искать альтернативные способы выхода из создавшейся ситуации.

Компенсация за использование личного транспортного средства – возмещение расходов, связанных с амортизацией авто, ее применением в служебных целях. Работодатель обязан покрывать траты на бензин, парковку, ремонт машины.

Размер доплат, порядок их предоставления оговаривается заранее и фиксируется в дополнительном соглашении либо других документах.

Источник: https://invalid.expert/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilja/

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Компенсация за автомобиль сотруднику организации

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: